CEO Assistant — Operations & Project Coordination

1. Hỗ trợ điều hành & quản lý công việc CEO

• Tiếp nhận định hướng, mục tiêu từ CEO và chuyển hóa thành kế hoạch hành động cụ thể.
• Xây dựng checklist, timeline, phân công đầu việc và theo dõi tiến độ thực hiện.
• Hỗ trợ CEO trong việc điều phối công việc giữa các phòng ban, đảm bảo các mục tiêu được triển khai đúng tiến độ.
• Tổng hợp báo cáo, cập nhật tình hình dự án và các đầu việc quan trọng.

2. Quản lý dự án & điều phối vận hành

• Hỗ trợ lập kế hoạch và triển khai các dự án nội bộ theo yêu cầu của CEO.
• Theo dõi tiến độ, nhận diện rủi ro và chủ động đề xuất giải pháp xử lý.
• Điều phối nguồn lực, phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo hiệu quả triển khai dự án.
• Theo dõi các mốc thời gian quan trọng và đảm bảo hoàn thành đúng cam kết.

3. Xây dựng và tối ưu quy trình

• Chuẩn hóa quy trình làm việc, xây dựng SOP cho các hoạt động vận hành.
• Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua các công cụ quản trị và tự động hóa.
• Hỗ trợ triển khai và duy trì hệ thống quản lý công việc nội bộ.

4. Quản lý thông tin và xử lý công việc phát sinh

• Sàng lọc, tổng hợp và ưu tiên các thông tin quan trọng trước khi trình CEO.
• Chủ động xử lý hoặc phối hợp xử lý các vấn đề vận hành phát sinh.
• Đảm bảo luồng thông tin giữa CEO và các phòng ban được truyền tải chính xác, kịp thời.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm tại các vị trí Executive Assistant, Operations, Project Coordinator hoặc Project Management.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại Startup, Agency hoặc E-commerce.
• Có kinh nghiệm tham gia hoặc điều phối các dự án nội bộ.

Kiến thức & Kỹ năng

• Thành thạo kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và quản lý công việc.
• Có khả năng bóc tách mục tiêu thành các hạng mục công việc và kế hoạch triển khai cụ thể.
• Hiểu biết về quản trị dự án, quản lý tiến độ và kiểm soát rủi ro.
• Thành thạo Google Workspace, Microsoft Office hoặc các công cụ quản lý công việc.
• Biết sử dụng Lark Suite (Lark Base, Lark Flow, Lark Approval) là lợi thế lớn.

Năng lực cá nhân

• Chủ động, trách nhiệm cao và không có tư duy chờ giao việc.
• Tư duy hệ thống, khả năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và làm việc đa phòng ban hiệu quả.
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao và thích nghi với môi trường thay đổi nhanh.
• Cẩn thận, bảo mật thông tin và có tinh thần hỗ trợ.

Thời gian làm việc:

Thứ 2- thứ 6 8h30 - 17h30 ( nghỉ trưa 1 tiếng)